Yellow Red Koninklijke Voetbalclub Mechelen

KV Mechelen, de club die hoge toppen scheert op sportief gebied, blijft verder inzetten op groei op alle gebied. Het business luik vertegenwoordigt een belangrijk en groeiend aandeel in die strategie. Als gevolg van de grondige renovatie en uitbreiding van het stadium is het aantal premium seats in het stadium intussen al opgelopen tot meer dan 3,000.

In nauwe samenwerking met Table 1988, de catering partner van de club biedt Malinwa haar professionele klanten onvergetelijke ervaringen achter de Kazerne.

Om heel deze groeistrategie in goede banen te leiden zet KV Mechelen volop in op digitalisering. De strategische partnership, met bijhorende “stadium naming rights”, met het Nederlandse softwarehuis, AFAS Software, onderstreept hoeveel belang de club hecht aan digitalisering.

We hadden een kort gesprek met Gert Aerts (Marketing & Sales Manager) en Tom Romberg (CFO) over de complementariteit tussen iXpole en AFAS.

Voor ons is de combinatie van AFAS met iXpole gewoon de meest logische keuze. We combineren ‘the best of both worlds’

Tom Romberg – CFO

Wanneer kwamen jullie voor het eerst in contact met iXpole?

Gert Aerts: Toen, op het einde van vorig seizoen, duidelijk werd dat wij een grote kans maakten op promotie naar 1A, hebben we besloten onze organisatie daarop voor te bereiden. Enerzijds was er natuurlijk de verdere uitrol van het AFAS pakket doorheen de hele club. Daarnaast zetten wij heel hard in op onze business club. KVM wil de belangrijkste en meest exclusieve business hub zijn in de wijde regio van Mechelen. Om onze VIP klanten de best mogelijke beleving te bieden, hebben we besloten om ook daar zwaar in te zetten op digitalisering.

We waren al een paar jaar in contact met iXpole, maar de overstap van 1B naar 1A -en de daarbij horende ambitie- heeft bij ons echt de doorslag gegeven om met iXpole in zee te gaan.

Om onze VIP klanten de best mogelijke beleving te bieden, hebben we besloten om ook daar zwaar in te zetten op digitalisering

Gert Aerts – Marketing & Sales Manager

Wat sprak jullie het meest aan in iXpole?

Gert Aerts: Omdat we zo hard inzetten op B2B, is het van cruciaal belang dat wij onze business klanten de best mogelijke customer journey bezorgen. Door het automatiseren van de sales processen, helpt iXpole ons die customer journey te optimaliseren.

De e-ticketing oplossing en het VIP Portaal van iXpole is natuurlijk het meest zichtbare aspect. Elke VIP en elke genodigde komt ermee in contact. Wat voor ons echter minstens even belangrijk is, is dat iXpole alle operationele informatie centraliseert en de processen automatiseert. Hierdoor besteedt het sales team veel minder tijd aan administratieve taken en hebben wij op elk moment de meest up-to-date informatie van al onze VIP klanten en hun genodigden.

Waar AFAS onze bedrijfsprocessen automatiseert, vult iXpole dit perfect aan door alle B2B processen te automatiseren

Voor wat betreft VIP Hospitality, zijn de processen zeer specifiek in een professionele voetbalclub

iXpole, de marktleider op dit gebied, helpt ons de volledigheid van de opbrengstverantwoording te garanderen

Tom Romberg – CFO

Zijn AFAS en iXpole dan geen 2 concurrerende systemen?

Tom Romberg: Er zullen natuurlijk wel altijd overlappingen zijn wanneer je 2 verschillende systemen gebruikt voor business process automation. Maar voor ons was de visie van in het begin duidelijk. Daar waar AFAS ideaal is om de bedrijfsprocessen te automatiseren: aankoop, boekhouding, HR, … draait het toch allemaal om de VIP customer journey, het aspect waar iXpole zeer prominent op inzet.

Voor wat betreft VIP Hospitality, zijn de processen zeer specifiek in een voetbalclub. Er komen heel wat aspecten bij kijken zoals catering reservaties, ticketing, beheer van sponsorcontracten en  online sales. iXpole is de marktleider op dit gebied. Maar wat het nog interessanter maakt is dat iXpole een “open” systeem is. Dankzij API’s is het perfect mogelijk om volautomatisch gegevens uit te wisselen met andere systemen.

Omwille van onze strategische partnership met AFAS was dat wel een absolute voorwaarde: iXpole moest transparant en automatisch gegevens kunnen uitwisselen met AFAS en vice versa.

Daarnaast dient de volledigheid van de opbrengsten gewaarborgd te zijn en te blijven, hetgeen alleen mogelijk is met een geautomatiseerd systeem, waarbij de primaire vastlegging van een verkooptransactie altijd leidt tot een inkomende geldstroom. iXpole levert ons deze primaire vastlegging, die via de koppeling met AFAS leidt tot de beheersing van de inkomende geldstromen. Voor ons is de combinatie van AFAS met iXpole gewoon de meest logische keuze. We combineren ‘the best of both worlds’.

Door het automatiseren van de sales processen, helpt iXpole ons die customer journey te optimaliseren

Gert Aerts – Marketing & Sales Manager

Hoe gaat zo’n integratie dan concreet in zijn werk?

Tom Romberg: Beide systemen zijn constant met elkaar in contact via zogenaamde “REST API’s”. Op die manier kan een update in het ene systeem zeer snel worden overgebracht naar het andere systeem.

Het B2B verkoopproces start in iXpole. iXpole beheert dus alle masterdata van het verkoopproces. Elke verkoper heeft toegang tot iXpole en maakt nieuwe verkooprelaties (klanten, contactpersonen en adressen) rechtsreeks in iXpole aan. iXpole synchroniseert die data dan met het AFAS pakket. iXpole wordt ook gebruikt voor het aanmaken en beheren van producten. Het pakket laat toe om op zeer flexibele manier seizoenen, competities en wedstrijden te beheren. Maar ook abonnementen, packs en de specifieke relatie tussen al deze sport specifieke concepten. Ook de prijszetting van seats, loges, menu’s per match of per seizoen, zijn zeer specifiek. Die worden allemaal in iXpole beheerd.

Telkens als er een VIP pakket, een seat, een cateringformule of een sponsorcontract wordt verkocht aan een relatie, wordt die verkoop in iXpole geregistreerd. De verkoper registreert ook wat er wanneer dient te worden gefactureerd. Op het moment dat een factuur dient te worden aangemaakt, zal iXpole een opdracht bon aanmaken en die aan AFAS bezorgen. AFAS boekt alles boekhoudkundig in en -na vrijgave door de controller- wordt de factuur vanuit AFAS verstuurd naar de relatie. Op dat moment bezorgt AFAS de factuurgegevens en de pdf van de factuur aan iXpole. Op die manier kunnen de verkopers in 1 enkele tool alle informatie met betrekking tot hun klant in één oogopslag raadplegen. Bij betaling zal de factuur in AFAS worden afgeboekt. AFAS informeert hierover iXpole zodat ook die status automatisch wordt aangepast. Andermaal om de verkopers toe te laten alle informatie op 1 plaats te kunnen beheren.

Omwille van onze strategische partnership met AFAS Software was dat wel een absolute voorwaarde:

iXpole moest transparant en automatisch gegevens kunnen uitwisselen met de AFAS Software en vice versa

Tom Romberg – CFO

Hoe vlot verliep de integratie?

Tom Romberg: Zowel AFAS als iXpole gaan er nogal prat op om open systemen te zijn. Dat heeft de zaken dus wel wat vergemakkelijkt. Daarenboven bleek de samenwerking tussen iXpole en onze stadionsponsor ook wel vlot te verlopen. Ik denk dat beide teams er een 4-tal weken over gedaan hebben om het systeem aan de praat te krijgen. Aan de ene kant heeft AFAS een aantal connectoren bijgemaakt en aan de andere kant heeft iXpole de middleware geschreven die de communicatie tussen beide API’s beheert. Ik meen begrepen te hebben dat heel wat van het werk nu herbruikbaar is voor andere voetbalclubs die de AFAS Softwarepakketten gebruiken.

Wat zijn de volgende stappen?

Gert Aerts: Wij staan natuurlijk nooit stil. We hebben nog meer dan voldoende plannen. Concreet op het gebeid van de AFAS – iXpole uitwisseling hebben we nog minstens 1 wens uitstaan. In een nabije toekomst zouden wij er willen voor zorgen dat klanten via het iXpole VIP portaal alleen maar toegang krijgen tot hun tickets als hun facturen tijdig zijn betaald. Het voordeel hiervan ligt voor de hand, niet?